Penanganan Surat Masuk

Penanganan surat masuk adalah kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk sampai pada penyimpanannya. 

Ada dua macam penanganan surat masuk, yaitu;

1. Sistem buku agenda

2. Sistem kartu kendali

Sekarang, saya akan membahas mengenai penanganan surat masuk sistem buku agenda yang sering saya lakukan dikantor. 

Penanganan surat masuk sistem buku agenda

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.

Macam buku agenda :

buku agenda kembar surat masuk

1. buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman
2. buku agenda berpasangan, adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di sebelah kiri dan surat keluar disebelah kanan
3. buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri. (saya sering menggunakan buku agenda kembar).

Perlengkapan yang diperlukan 

1. Lembar disposisi . Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain
2. Stappler

Proses penanganan :

1. Penerimaan surat. Biasanya surat masuk diterima oleh resepsionis untuk diteruskan kepada sekretaris
2. Penyortiran surat. Surat  yang telah diterima disortir. Bila surat pribadi langsung disampaikan pada yang bersangkutan, bila surat dinas, sekretaris boleh membuka surat tersebut kemudian dilampiri lembar disposisi
3. Surat yang telah dilampiri lembar disposisi, diberikan kepada atasan untuk dibaca. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.
4. Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya.  
5. Surat yang telah diproses dan selesai, kemudian surat diarsip. Bila surat tersebut belum selesai prosesnya, disimpan dalam map arsip sementara.